OTM Belgian Shippers' Council

Hackhathonhoofd logo met titel grote resoltie1

Belangenorganisatie logistiek - handel en industrie

O.T.M. staat voor Organisatie van Traffic Managers. Zij is de enige organisatie die de
belangen verdedigt van de Verladers, zijnde de bedrijven die voor het vervoer van hun
producten gebruik maken van eigen vervoer of van transportbedrijven.

Overzicht - Logistiek werkveld

Daarom wordt u lid!

Wil U of uw bedrijf ook gehoord worden in belangrijke overheids- en andere dossiers, zonder daar individueel tijd en financiën te moeten voor aanwenden, dan is lidmaatschap van O.T.M. een must.

O.T.M. is uw spreekbuis.

Hoe groter O.T.M. wordt, des te krachtiger klinkt uw stem als verlader.

Stel uw vragen aan onze experts!

Haal kennis binnen via onze nieuwsbrief!

Werk zelf actief mee!
Contacteer ons via info@otmbe.org

Tijd voor het omzetten van uw 'goede voornemens'

elektronisch facturerenBron: OTM - Chantal Smet - 24/01/14

In 2014 uw factuur elektronisch aan uw klanten verzenden?

De Europese wetgeving werd in 2012 al aangepast zodat u ook al vorig jaar vlot elektronisch kon factureren. Deze facturatie is enkel mogelijk door middel van een niet-wijzigbaar PDF-bestand en met nadrukkelijke goedkeuring van uw klant. (geen Word-document)
Onze buren de Nederlanders hebben de daad reeds bij het woord gevoegd, bij onze noorderburen verzendt reeds 1 op 3 bedrijven zijn factuur elektronisch. In de ICT-branche is dat zelfs 1 op 2 en hiermee is het digitaal factureren in deze branche het meest ingeburgerd.

België hinkelt nog steeds wat achterop dus misschien HET MOMENT om de implementatie in uw bedrijf in overweging te nemen.
Om dit soepel te laten verlopen geven we  u graag nog even de richtlijnen mee:

De nieuwe bepalingen inzake elektronische facturatie verschenen op 21/12/2012 in het Belgisch Staatsblad onder de vorm van de Wet van 7 december 2012 tot wijziging van de belasting over de toegevoegde waarde (I).

Thans bepaalt art. 1, §13 WBTW uitdrukkelijk dat een factuur in papier of elektronisch kan zijn:
"factuur": elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarden vastgesteld in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten;
"elektronische factuur": een factuur die de in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten voorgeschreven gegevens bevat en in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen.
Interessant daarbij is - in lijn met de tendens binnen de Europese wetgeving sinds begin de jaren 2000 - dat de vorm of het formaat waarin de elektronische factuur wordt opgesteld in principe irrelevant is voor de geldigheid ervan. Zolang ze aan onderstaande vereisten voldoet. Deze vormneutraliteit is overigens één van de vereisten van de BTW-richtlijn.

Rechtsgeldigheid en vorm van een elektronische factuur

Net zoals vroeger blijft het WBTW bepalen dat "het gebruik van een elektronische factuur slechts is toegestaan mits aanvaarding door de afnemer" (art. 53, §2 WBTW). Uw klant kan dus weigeren om facturen in elektronische vorm te ontvangen, waardoor u toch de verplichting behoudt om, voor die klant, papieren facturen uit te schrijven. Let wel: deze aanvaarding mag ook impliciet worden vastgesteld. Een klant die na de ontvangst van een elektronische factuur niet protesteert, mag geacht worden de digitale ontvangst ervan te aanvaarden. Nog volgens de parlementaire voorbereidingen mag ook de betaling van de factuur als een aanvaarding van het elektronisch karakter worden beschouwd.
Wat de digitale vorm van de factuur betreft, voert de nieuwe wet een aangepast, liberaler, regime in. Voorheen waren de vormvoorwaarden die de wet oplegde inzake authenticiteit (= het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur) en integriteit (= het waarborgen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan) zeer streng. Het oude WBTW vereiste immers dat de authenticiteit en integriteit gegarandeerd werden via een EDI-platform (= Electronic Data Interface, een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten) of via een geavanceerde elektronische handtekening. Dit zorgde er in de praktijk voor dat de elektronische factuur niet het verhoopte succes kende.

Het nieuw art. 60, §5 WBTW bepaalt thans:
" §5. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit, van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, moeten worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn.
De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren."
Vooral de laatste paragraaf is interessant: de wet voorziet thans in een vrije interne controle en navolgende bewijsvoering om de authenticiteit en integriteit van de factuur aan te tonen. Dit kan bijvoorbeeld via 'three way matching', waarbij er overeenstemming is tussen de factuur, de bestelbon en de betaling. De parlementaire voorbereidingen schrijven over deze bedrijfscontroles het volgende:
"De bedrijfscontroles die reeds bestaan in een onderneming of die door de belastingplichtige moeten worden opgezet en die een betrouwbaar controlespoor aantonen tussen facturen en leveringen van goederen of diensten, kunnen dus er toe bijdragen te waarborgen dat de facturen beantwoorden aan de voorwaarden van authenticiteit en integriteit.
Die bedrijfscontroles kunnen bijvoorbeeld bestaan in het in overeenstemming brengen van bewijsstukken van de onderneming, waardoor wordt aangetoond dat de facturering deel uitmaakt van een geïntegreerd bedrijfs- en boekhoudproces en niet als een alleenstaand proces.
Een betrouwbaar controlespoor in bovenvermelde zin moet een verband kunnen aantonen tussen de handeling en de facturering, zodat kan worden gewaarborgd dat de uitgereikte factuur een handeling weerspiegelt die werkelijk heeft plaatsgevonden."
In de praktijk betekent dit dat vanaf heden het mogelijk is om facturen uit te schrijven in de vorm van een niet digitaal ondertekend (en niet wijzigbaar) PDF-bestand. Factureren met een Word-document zal dan weer om evidente redenen niet mogelijk zijn. Word-documenten zijn per definitie wijzigbaar. Nuance: u kan een Word-document weliswaar beveiligen - ook met een geavanceerde handtekening - maar om praktische redenen geniet een PDF-bestand de voorkeur (platformonafhankelijk, garantie op identieke weergave, algemeen bekend bij PC-gebruikers (en fiscus) als onwijzigbaar, enz.).
Natuurlijk zijn er ook andere formaten mogelijk, zoals het specifiek voor facturatie en andere financiële communicatie ontwikkelde UBL 2.0.
In ieder geval: wijzigen van elektronische facturen - in Word- of PDF-bestand (niets is onmogelijk...) - na ontvangst is en blijft natuurlijk schriftvervalsing en belastingsfraude.


Bewaring van de elektronische factuur

Inzake de locatie waar de facturen moeten worden bewaard, is het thans de regel dat elektronische facturen - ontvangen en uitgeschreven exemplaren - ook buiten het Belgische grondgebied mogen worden bewaard. Dit in tegenstelling tot papieren facturen, die binnen de landsgrenzen dienen te blijven. Iets wat in het kader van de toename aan boekhoudpakketten via cloud computing niet meer dan een uiting is van de huidige IT-gebruiken. Het door de belastingplichtige gehanteerde online bewaringssysteem dient wel "een volledige online toegang tot de betrokken gegevens in België" te waarborgen (art. 60, §2 WBTW).
Het nieuwe art. 60, § 6 WBTW bepaalt dat elektronische facturen "ofwel in een elektronisch formaat ofwel op papier worden bewaard". Dit in tegenstelling tot vóór 2013 waarbij een elektronische factuur steeds digitaal moest worden bewaard.
Let wel: als u elektronische facturen enkel in uitgeprinte vorm zou gaan bewaren, kunnen er problemen ontstaan indien de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen in vraag zou worden gesteld. Door de uitprint verliest u mogelijks de (digitale) link tussen de factuur en de e-mail waarmee de factuur werd doorgestuurd of het digitale bestand zelf (= het bewijs van authenticiteit en integriteit). Niettegenstaande het leveren van voldoende bewijs omtrent de authenticiteit en integriteit een feitenkwestie blijft, is het mijn advies om elektronische facturen ook elektronisch te bewaren (idealiter samen met eventuele bijhorende digitale bestanden, zoals de e-mail waarmee de factuur werd ontvangen).
De bewaartermijn van de facturen - elektronisch of op papier - blijft 7 jaar.


Impact?

Met deze nieuwe regels beogen de Europese en Belgische wetgever om de administratieve kosten die gepaard gaan met papieren facturen, zoals het opmaken, versturen, ontvangen en verwerken van facturen, voor KMO's drastisch te verminderen. Dit komt evident ten goede aan de concurrentiepositie van de Belgische en Europese bedrijven op de wereldmarkt.

O.T.M Partners

logo port of antwerp resol

stream logo

uw logo

nwlogoremant onderaanwebj

descartes logo

bccl logo

get logo

uw logo

logo easyfairs nieuw kl

ziegler partnerbalk

 

DP World Antwerp 2017 web

uw logo

Xeneta Logo Kl j

rotra logo

logo timocom partner

uw logo

tlhub logo

transportandlogisticsantwerpen1